Organisatie Olympiade

 

Organisatie Olympiade, meer info per item :

 

Afspraken vooraf te maken:

  • Vergunningen en toelatingen gemeente yes
  • Tent, plancher, tafels en stoelen bestellen yes
  • Muziekinstallatie en podium bestellen yes
  • Toiletwagen bestellen yes
  • Toiletwagen plaats reserveren. yes
  • Aansluiting toiletwagen via Vermuyten (toelating Jo Vermuyten) yes
  • Aansluiting water tent via Gilberte Merckx yes
  • Aansluiting noodverlichting via Ardeel yes
  • Toelating vragen voor gebruik sportvelden; volley, badminton, voetbal yes
  • Toogdienst personeel reserveren yes
  • Beenhouwer bbq reserveren yes
  • Brouwer bestellen met koelremorque  yes
  • Kuisploeg reserveren yes
  • Prijzen geschenken inzamelen yes
  • Bestellingen doorgeven aan "centrale inkoper" yes
  • Medailles bestellen yes
  • Animatieteam, T Shirts bestellen yes
  • T Shirts, Sweaters, Petjes yes
  • Programma versturen 1 juli yes 
  • Flyer versturen 1 juli yes

Opbouw tent etc. = LOGISTIEK

Vanaf 10:00u levering, plaatsing van de tent en toebehoren yes

  • Plaatsing plancher
  • Tafels en stoelen rekken strategisch plaatsen!
  • Watervoorziening (aanvoer van Gilberte Merckx)
  • Elektriciteit algemeen
  • Plaatsing podium en muziekinstallatie

Installatie brouwer plaatsen yes

  • Koelremorque!
  • Grote toog (koeling controleren)
  • Spoelbakken, aanpassen voor familiavond!
  • Toog met handdoeken en glazen
  • Koeltogen plaatsen en vullen (ook witte wijn)
  • Dagelijks leeggoed sorteren, togen aanvullen, glas naar glascontainers

Plaatsing toiletwagen yes

  • Plaats toiletwagen vrij houden
  • Aansluiting stroom (aanvoer van Joke vermuyten via Duvivier)
  • Aansluiting water (aanvoer van Joke vermuyten via Duvivier)
  • Afvoer toiletwagen in de riool
  • Dagelijkse controle en reiniging toiletwagen door de kuisploeg

Versiering tent met vlaggen, groen en bloemen. yes

Veiligheid, plaatsen brandblussers, bordjes nooduitgang etcyes

  • Brandblussers bestellen
  • Icoontjes ophangen
  • Nooduitgang voorzien

Geplastificeerde bladen aanbrengen yes

  • Prijslijsten drank, snoep, broodjes, etc
  • Toiletten aan den dijk
  • Glazen terug naar den toog

Inrichting food-toog yes

  • Koffiemachine
  • Gasvuren voor hot-dogs
  • Handdoeken, tafellakens, gerei
  • Snoep
  • Prijslijsten
  • Materiaal in bakken sorteren

Afsluiten tent tot na het vreugdevuur yes

  • sleutels voorzitter
  • sleutels penningmeester
  • sleutels verantwoordelijke opkuis tent
  • sleutels reserve bij gebuur tennisplein

 

Fakkeltocht en vreugdevuur = TRADITIE yes

  • Vergunning tijdig aanvragen en toelating voor de grond (bij Betty Coppens)
  • Tijdig plukken van de doeltoppen yes
  • De plaats van het vreugdevuur vooraf afmaaien indien nodig yes
  • Bij droogte water voorzien en een waakzaam oog lobbyen voor tijdens en NA yes
  • Enkele uren vooraf in mazout of brandalcohol  yes plaatsen, met 2 pers. verdelen!
  • Verzamelen aan het tennisplein met de burgemeester
  • Speech burgemeester (met verkiezing maagd en prins)
  • Fakkeltocht met luid gezang ("o buitenland" -lied afdrukken, uitdelen, voorzangers )
  • Nachtspel
  • Opruimen resten

 

Opening tent, kaartavond,  = TRADITIE yes

Openen tent:

  • Hoofdverantwoordelijke kaartavond? yes
    • sleutels hangsloten, voordeur en achterdeur (veiligheid)
    • wateraansluitingen controleren
    • elektriciteit nakijken, aansluiten
    • lichten aan van achter grote toog
    • taps aangesloten, testen
    • koeltogen bijgevuld?
    • stroom muziekinstallatie
    • noodverlichting aan
  • kassa aanwezig, kassaverantwoordelijke, controle ingang yes
  • toogverantwoordelijke, medewerkers yes
  • dj van dienst yes

Kaartavond

  • Tafels en stoelen geschikt
  • kaartmattekes, kaarten klaarleggen
  • assebakken, bierviltjes

Gratis fritten yes

  • Verantwoordelijke friet bakken?
  • Friet reserveren
  • Frietketels geplaatst en opwarmen
  • Frietschep, bordjes, bakjes, vorkjes, sauzen, zout etc. klaarzetten
  • Friet reserveren voor de spelers van het nachtspel
  • Bij het opruimen de frietketels ontkoppelen, afsluiten

Sluiten tent yes

  • Tijdig voor het sluiten glazen ophalen en afwassen
  • Laatste consumpties aankondigen
  • Toog opruimen
  • Iedereen buiten
  • Water afsluiten in de tent en bij Gilberte
  • Elektriciteit achter de toog en muziekinstallatie afsluiten
  • Achteringang en vooringang degelijk afsluiten
  • Kassa en sleutels meenemen of afgeven bij de verantwoordelijke

 

Sportdag, dubbele marathon = SPORT EN SPEL yes

  • voorzienorganisatie dubbele marathon
  • megafoon, start tijdig omroepen
  • tijdopnemer(s), chrono's
  • pen en papier
  • resultaten bewaren en archiveren

 

Tafeltennis jeugd en volwassenen = SPORT EN SPEL yes

  • Plaatsen 2 tot 3 tafels
  • Netjes, palletjes en balletjes
  • Met de megafoon omroepen
  • Inschrijvingen op schema
  • Finale omroepen
  • Achteraf opruimen

Volleybal = SPORT EN SPEL yes

  • 1 tot 2 velden te voorzien
  • bal(len)
  • tijdig omroepen
  • Achteraf opruimen

 

Petanque (selectie + finale) = SPORT EN SPEL yes

  • drank en hapjes ???
  • terrein voorbereiden
  • ballen
  • tijdig omroepen
  • Achteraf opruimen

 

Familieavond = CATERING yes

Inschrijvingen en entree yes

Tafelschikking

Openingsdrink, hapjes

Diner organisatie

Familiediner verloop

Balavond na openingsdans maagd en prins

 

Eucharistieviering = TRADITIE  yes

  • Wie draagt de mis voor?
  • Stoelen voorzien
  • Stoelen terug, opruimen

 

Fietsen = SPORT EN SPEL  yes

 

Aperitief in de tent = CATERING  yes

  • Kassa+sleutel tent
  • Tijdig openen, tafels schikken, kaartgerei, Assebakken etc
  • Bloemen op moederdag
  • Toogdienst
  • Kassaverantwoordelijke
  • Opruimen, tent sluiten, kassa+sleutel afgeven

 

Kids Olympics = SPORT EN SPEL yes

  • Achteraf, ALLES verzamelen en opruimen

 

Kinderbal = KINDERANIMATIE  yes

  • Kassa + sleutel tent yes
  • Openen tent, hangsloten en ketting vergrendelen
  • Dj van dienst yes
  • Kinderanimatie
  • Toogdienst dranken en snoep yes
    • controle tooginstallatie en water
    • prijslijsten voorzien
    • schikking snoep etc
    • glazen klaar zetten
    • leeggoed ophalen en afwassen, opruimen
  • Kassaverantwoordeljke 
  • Opruimen, tent sluiten, kassa+sleutel afgeven

 

Bal volwassenen = PARTY  yes

  • Kassa + sleutel yes
  • Openen tent + nooduitgang; hangsloten en ketting vergrendelen
  • Ingang organiseren
    • installeren voor een goeie controle (iedereen betaalt! )
    • 3 personen; kassier entree, kassier bonnekes, controle
    • prijslijsten + kostprijs ingang
  • Toogdienst dranken en snoep
    • controle tooginstallatie en wateraanvoer
    • prijslijsten voorzien
    • schikking snoep etc
    • hot-dogs, broodjes bestellen yes
    • glazen klaar zetten
    • leeggoed ophalen en afwassen, opruimen
  • Dj (vrij van entree, gratis bonnekes?)
    • electriciteit aangesloten?
    • installatie goed beschermd?
  • Tafels en stoelen schikken
  • Verlichting aanpassen, noodverlichting binnen en buiten aan?
  • Tijdig sluiting voorbereiden met dj
  • Tent afsluiten:
    • toog volledig opruimen na melding laatste dranken
    • alle leeggoed opgehaald
    • koeltogen afgesloten, vaten afgekoppeld
    • water afgesloten
    • electriciteiet afsluiten, koelinstallatie blijft aangesloten
    • ingang en nooduitgang afsluiten
    • kassa + sleutel meenemen, afgeven aan?
    • laatste controle, straat, buren en dijk

 

Cocktail-bar = PARTY  yes

  • Achteraf afsluiten resten drank achter slot
  • Afval opruimen!

 

Samen naar de plaat = SPORT EN SPEL  yes

  • Verantwoordelijke met vaarbewijs
  • Koffertje Mon-Louis
  • Tijdig omroepen door des straat
  • Plastic zeiltjes voor onder de handdoeken
  • Laddertje Mon-Louis
  • Parasols ?
  • Petanqueballen
  • Kanos + peddels op eigen risico, onder begeleiding?
  • Overzwemmen op eigen risico !
  • Mon-Louis pendelt heen en weer?
  • Opruimen, zeiltjes afspoelen en opvouwen

 

Familie trofee = SPORT EN SPEL  yes

  • een 10 tot 15-tal spelen + scheidsrechters
  • spelletjes van 5 min max per spel + doorschuiven max 5 min = 10 min / spel
  • straat afsluiten
  • materiaal vooraf voorzien - scheidsrechter + pen, papier, chrono etc
  • vooraf groepen van 6 tot 10 personnen op familiale basis
  • naam van iedere groep
  • vertrekken van iedere groep naar ieder een ander spel
  • tijdens het spel het algemeen verloop opvolgen
  • laatste spel= dijkspel met extra helpers onderaan
  • na afloop, alle materiaal verzamelen, opkuis, laten drogen etc

 

Marathon = SPORT EN SPEL  yes

 

Bloemenstoet = TRADITIE

  • thema? een 10-tal groepen met ook maagd en prins
  • verantwoordelijke start, verantwoordelijke kering
  • straat afsluiten, autovrij maximaal?
  • verzamelen en organiseren start
  • opgelet met dieren algemeen, grote dieren te vermijden !
  • jury tafel met prijzen (en verantwoordelijke )
  • opruimen achteraf, straat open

 

Poppenkast in de tent = KINDERANIMATIE  yes

  • plaatsen decor en stoelen
  • tafels schikken rondom met wtoelen voor de ouders
  • muziekinstallatie?
  • afsluiten met gordijn???
  • extra stilte vragen vooraan in de tent, op de straat met megafoon?

 

Koffiekoeken met drankje = CATERING  yes

  • koffiekoeken bestellen yes
  • verkoop koffiekoeken met 1 drankje (NIET 2 koffiekoeken voor 1 bonneke! )
  • opwerken stock snoep en chips ea?

 

Afbouw tent met ledigen laatste vaten = LOGISTIEK  yes

  • muziek installatie met podium EERST WEG
  • alle klein materiaal aan de togen opruimen, afkuisen, sorteren in de bakken
  • koeltogen leegmaken, leeggoed sorteren, glazen wassen en sorteren
  • wijn-stock tellen, wijnglazen in bakken (veilig wegzetten, kotje Gilberte)
  • tafels en stoelen verzamelen en goed stapelen langs de tent
  • tentversiering verwijderen, opbergen
  • electriciteit verwijderen, opbergen
  • dansvloer stapelen vooraan in de tent of op straat (NIET tegen de gevels, veilig te stapelen)
  • tennisplein grondig borstelen, glasvrij ! , eerst voorste deel, dan togen etc naar voor, dan achterste deel kuisen
  • vuilbakken vullen, vooraan klaar te zetten
  • laatste glas naar de glascontainers
  • etc ???

 

Ophalen tent en materiaal = LOGISTIEK  yes

  • voldoende werkkrachten
  • nadien kuisen tennisplein
  • afvalcontainers klaar zetten
  • watervoorziening opruimen

Deze lijst wordt nog verder bijgewerkt, ...

suggesties, verbeteringen zijn welkom

bezorg ze mij opdat ik kan vervolledigen

Ernst