Organisatie Olympiade

 

Organisatie Olympiade, meer info per item :

 

Afspraken vooraf te maken:

• Vergunningen en toelatingen gemeente 
• Tent, plancher, tafels en stoelen bestellen 
• Muziekinstallatie en podium bestellen 
• Toiletwagen bestellen 
• Toiletwagen plaats reserveren. 
• Aansluiting toiletwagen via Vermuyten (toelating Jo Vermuyten) 
• Aansluiting water tent via Gilberte Merckx 
• Aansluiting noodverlichting via Ardeel 
• Toelating vragen voor gebruik sportvelden; volley, badminton, voetbal 
• Toogdienst personeel reserveren 
• Beenhouwer bbq reserveren 
• Brouwer bestellen met koelremorque  
• Kuisploeg reserveren 
• Vuilbakken bestellen
• Wie doet tussendoor het glas naar de glascontainer?
•  
• Prijzen geschenken inzamelen 
• Bestellingen doorgeven aan "centrale inkoper" 
• Medailles bestellen 
• Animatieteam, T Shirts bestellen 
• T Shirts, Sweaters, Petjes 
• Programma versturen 1 juli  
• Flyer versturen 1 juli 

​Opbouw tent etc. = LOGISTIEK

Vanaf 10:00u levering, plaatsing van de tent en toebehoren 

• Plaatsing plancher
• Tafels en stoelen rekken strategisch plaatsen!
• Watervoorziening (aanvoer van Gilberte Merckx)
• Elektriciteit algemeen
• Plaatsing podium en muziekinstallatie

Installatie brouwer plaatsen 

• Koelremorque!
• Grote toog (koeling controleren)
• Spoelbakken, aanpassen voor familiavond!
• Toog met handdoeken en glazen
• Koeltogen plaatsen en vullen (ook witte wijn)
• Dagelijks leeggoed sorteren, togen aanvullen, glas naar glascontainers

Plaatsing toiletwagen 

• Plaats toiletwagen vrij houden
• Aansluiting stroom (aanvoer van Joke vermuyten via Duvivier)
• Aansluiting water (aanvoer van Joke vermuyten via Duvivier)
• Afvoer toiletwagen in de riool
• Dagelijkse controle en reiniging toiletwagen door de kuisploeg

Versiering tent met vlaggen, groen en bloemen. 

Veiligheid, plaatsen brandblussers, bordjes nooduitgang etc

• Brandblussers bestellen
• Icoontjes ophangen
• Nooduitgang voorzien

Geplastificeerde bladen aanbrengen 

• Prijslijsten drank, snoep, broodjes, etc
• Toiletten aan den dijk
• Glazen terug naar den toog

Inrichting food-toog 

• Koffiemachine
• Gasvuren voor hot-dogs
• Handdoeken, tafellakens, gerei
• Snoep
• Prijslijsten
• Materiaal in bakken sorteren

Afsluiten tent tot na het vreugdevuur 

• sleutels voorzitter
• sleutels penningmeester
• sleutels verantwoordelijke opkuis tent
• sleutels reserve bij gebuur tennisplein

 

Fakkeltocht en vreugdevuur = TRADITIE 

• Vergunning tijdig aanvragen en toelating voor de grond (bij Betty Coppens)
• Tijdig plukken van de doeltoppen 
• De plaats van het vreugdevuur vooraf afmaaien indien nodig 
• Bij droogte water voorzien en een waakzaam oog lobbyen voor tijdens en NA 
• Enkele uren vooraf in mazout of brandalcohol   plaatsen, met 2 pers. verdelen!
• Verzamelen aan het tennisplein met de burgemeester
• Speech burgemeester (met verkiezing maagd en prins)
• Fakkeltocht met luid gezang ("o buitenland" -lied afdrukken, uitdelen, voorzangers )
• Nachtspel
• Opruimen resten

 

Opening tent, kaartavond,  = TRADITIE 

Openen tent:

• Hoofdverantwoordelijke kaartavond? ​
  • sleutels hangsloten, voordeur en achterdeur (veiligheid)
  • wateraansluitingen controleren
  • elektriciteit nakijken, aansluiten
  • lichten aan van achter grote toog
  • taps aangesloten, testen
  • koeltogen bijgevuld?
  • stroom muziekinstallatie
  • noodverlichting aan
• kassa aanwezig, kassaverantwoordelijke, controle ingang 
• toogverantwoordelijke, medewerkers 
• dj van dienst 

Kaartavond

• Tafels en stoelen geschikt
• kaartmattekes, kaarten klaarleggen
• assebakken, bierviltjes

Gratis fritten 

• Verantwoordelijke friet bakken?
• Friet reserveren
• Frietketels geplaatst en opwarmen
• Frietschep, bordjes, bakjes, vorkjes, sauzen, zout etc. klaarzetten
• Friet reserveren voor de spelers van het nachtspel
• Bij het opruimen de frietketels ontkoppelen, afsluiten

Sluiten tent 

• Tijdig voor het sluiten glazen ophalen en afwassen
• Laatste consumpties aankondigen
• Toog opruimen
• Iedereen buiten
• Water afsluiten in de tent en bij Gilberte
• Elektriciteit achter de toog en muziekinstallatie afsluiten
• Achteringang en vooringang degelijk afsluiten
• Kassa en sleutels meenemen of afgeven bij de verantwoordelijke

 

Sportdag, dubbele marathon = SPORT EN SPEL 

• voorzienorganisatie dubbele marathon
• megafoon, start tijdig omroepen
• tijdopnemer(s), chrono's
• pen en papier
• resultaten bewaren en archiveren

 

Tafeltennis jeugd en volwassenen = SPORT EN SPEL 

• Plaatsen 2 tot 3 tafels
• Netjes, palletjes en balletjes
• Met de megafoon omroepen
• Inschrijvingen op schema
• Finale omroepen
• Achteraf opruimen

Volleybal = SPORT EN SPEL 

• 1 tot 2 velden te voorzien
• bal(len)
• tijdig omroepen
• Achteraf opruimen

 

Petanque (selectie + finale) = SPORT EN SPEL 

• drank en hapjes ???
• terrein voorbereiden
• ballen
• tijdig omroepen
• Achteraf opruimen

 

Familieavond = CATERING 

Inschrijvingen en entree 

Tafelschikking

Openingsdrink, hapjes

Diner organisatie

Familiediner verloop

Balavond na openingsdans maagd en prins

 

Eucharistieviering = TRADITIE  

• Wie draagt de mis voor?
• Stoelen voorzien
• Stoelen terug, opruimen

 

Fietsen = SPORT EN SPEL  

 

Aperitief in de tent = CATERING  

• Kassa+sleutel tent
• Tijdig openen, tafels schikken, kaartgerei, Assebakken etc
• Bloemen op moederdag
• Toogdienst
• Kassaverantwoordelijke
• Opruimen, tent sluiten, kassa+sleutel afgeven

 

Kids Olympics = SPORT EN SPEL 

• Achteraf, ALLES verzamelen en opruimen

 

Kinderbal = KINDERANIMATIE  

• Kassa + sleutel tent 
• Openen tent, hangsloten en ketting vergrendelen
• Dj van dienst 
• Kinderanimatie
• Toogdienst dranken en snoep 
  • controle tooginstallatie en water
  • prijslijsten voorzien
  • schikking snoep etc
  • glazen klaar zetten
  • leeggoed ophalen en afwassen, opruimen
• Kassaverantwoordeljke 
• Opruimen, tent sluiten, kassa+sleutel afgeven

 

Bal volwassenen = PARTY  

• Kassa + sleutel 
• Openen tent + nooduitgang; hangsloten en ketting vergrendelen
• Ingang organiseren
  • installeren voor een goeie controle (iedereen betaalt! )
  • 3 personen; kassier entree, kassier bonnekes, controle
  • prijslijsten + kostprijs ingang
• Toogdienst dranken en snoep
  • controle tooginstallatie en wateraanvoer
  • prijslijsten voorzien
  • schikking snoep etc
  • hot-dogs, broodjes bestellen 
  • glazen klaar zetten
  • leeggoed ophalen en afwassen, opruimen
• Dj (vrij van entree, gratis bonnekes?)
  • electriciteit aangesloten?
  • installatie goed beschermd?
• Tafels en stoelen schikken
• Verlichting aanpassen, noodverlichting binnen en buiten aan?
• Tijdig sluiting voorbereiden met dj
• Tent afsluiten:
  • toog volledig opruimen na melding laatste dranken
  • alle leeggoed opgehaald
  • koeltogen afgesloten, vaten afgekoppeld
  • water afgesloten
  • electriciteiet afsluiten, koelinstallatie blijft aangesloten
  • ingang en nooduitgang afsluiten
  • kassa + sleutel meenemen, afgeven aan?
  • laatste controle, straat, buren en dijk

 

Cocktail-bar = PARTY  

• Achteraf afsluiten resten drank achter slot
• Afval opruimen!

 

Samen naar de plaat = SPORT EN SPEL  

• Verantwoordelijke met vaarbewijs
• Koffertje Mon-Louis
• Tijdig omroepen door des straat
• Plastic zeiltjes voor onder de handdoeken
• Laddertje Mon-Louis
• Parasols ?
• Petanqueballen
• Kanos + peddels op eigen risico, onder begeleiding?
• Overzwemmen op eigen risico !
• Mon-Louis pendelt heen en weer?
• Opruimen, zeiltjes afspoelen en opvouwen

 

Familie trofee = SPORT EN SPEL  

• een 10 tot 15-tal spelen + scheidsrechters
• spelletjes van 5 min max per spel + doorschuiven max 5 min = 10 min / spel
• straat afsluiten
• materiaal vooraf voorzien - scheidsrechter + pen, papier, chrono etc
• vooraf groepen van 6 tot 10 personnen op familiale basis
• naam van iedere groep
• vertrekken van iedere groep naar ieder een ander spel
• tijdens het spel het algemeen verloop opvolgen
• laatste spel= dijkspel met extra helpers onderaan
• na afloop, alle materiaal verzamelen, opkuis, laten drogen etc

 

Marathon = SPORT EN SPEL  

 

Bloemenstoet = TRADITIE

• thema? een 10-tal groepen met ook maagd en prins
• verantwoordelijke start, verantwoordelijke kering
• straat afsluiten, autovrij maximaal?
• verzamelen en organiseren start
• opgelet met dieren algemeen, grote dieren te vermijden !
• jury tafel met prijzen (en verantwoordelijke )
• opruimen achteraf, straat open

 

Poppenkast in de tent = KINDERANIMATIE  

• plaatsen decor en stoelen
• tafels schikken rondom met wtoelen voor de ouders
• muziekinstallatie?
• afsluiten met gordijn???
• extra stilte vragen vooraan in de tent, op de straat met megafoon?

 

Koffiekoeken met drankje = CATERING  

• koffiekoeken bestellen 
• verkoop koffiekoeken met 1 drankje (NIET 2 koffiekoeken voor 1 bonneke! )
• opwerken stock snoep en chips ea?

 

Afbouw tent met ledigen laatste vaten = LOGISTIEK  

• muziek installatie met podium EERST WEG
• alle klein materiaal aan de togen opruimen, afkuisen, sorteren in de bakken
• koeltogen leegmaken, leeggoed sorteren, glazen wassen en sorteren
• wijn-stock tellen, wijnglazen in bakken (veilig wegzetten, kotje Gilberte)
• tafels en stoelen verzamelen en goed stapelen langs de tent
• tentversiering verwijderen, opbergen
• electriciteit verwijderen, opbergen
• dansvloer stapelen vooraan in de tent of op straat (NIET tegen de gevels, veilig te stapelen)
• tennisplein grondig borstelen, glasvrij ! , eerst voorste deel, dan togen etc naar voor, dan achterste deel kuisen
• vuilbakken vullen, vooraan klaar te zetten
• laatste glas naar de glascontainers
• etc ???

 

Ophalen tent en materiaal = LOGISTIEK  

• voldoende werkkrachten
• nadien kuisen tennisplein
• afvalcontainers klaar zetten
• watervoorziening opruimen

Deze lijst wordt nog verder bijgewerkt, ...

suggesties, verbeteringen zijn welkom

bezorg ze mij opdat ik kan vervolledigen

Ernst